Calculadora del costo real de un empleado
El salario es poco más de la mitad de lo que cuesta contratar. Esta herramienta suma las prestaciones que se causan cada mes, los aportes patronales y los parafiscales, y te da el costo mensual, el anual y el multiplicador que necesitas para presupuestar.
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- Ingresa el salario básico del empleado.
Las tres capas del costo
Sobre el salario se apilan tres bloques distintos, con reglas distintas.
1. Lo que recibe el trabajador
Salario, pagos variables salariales y, si gana hasta dos salarios mínimos, el auxilio de transporte. Es la única capa que el empleado ve en su desprendible.
2. Prestaciones sociales (21,83%)
No se pagan todos los meses, pero se causan todos los meses. Son una provisión: dinero que ya debes aunque salga de la caja en junio, diciembre y febrero.
Cesantías = base ÷ 12 → 8,33% Intereses = base × 12% ÷ 12 → 1,00% Prima = base ÷ 12 → 8,33% Vacaciones = salario × 15 ÷ 360 → 4,17%
Las cesantías, los intereses y la prima incluyen el auxilio de transporte en su base; las vacaciones no.
3. Seguridad social y parafiscales
Se calculan sobre la base salarial, sin auxilio de transporte. Aquí es donde cambia todo según la exoneración:
| Aporte | Tarifa | ¿Se exonera? |
|---|---|---|
| Pensión | 12% | Nunca |
| Salud | 8,5% | Sí, con el art. 114-1 |
| Caja de compensación | 4% | Nunca |
| ICBF | 3% | Sí, con el art. 114-1 |
| SENA | 2% | Sí, con el art. 114-1 |
| ARL | 0,522% a 6,96% | Nunca |
El error más frecuente al presupuestar es dar por exonerada la caja de compensación. No lo está, nunca.
La exoneración del artículo 114-1
Quién puede aplicarla y hasta qué salario.
La Ley 1607 de 2012 liberó a los empleadores de aportar salud, SENA e ICBF por los trabajadores que ganen menos de 10 salarios mínimos, hoy $ 17.509.050. El objetivo era abaratar la contratación formal.
Aplica a:
- Sociedades y personas jurídicas contribuyentes del impuesto de renta.
- Personas naturales que empleen a dos o más trabajadores.
No aplica a personas naturales con un solo empleado, ni por los trabajadores que alcancen o superen esos 10 salarios mínimos: por ellos se aporta todo.
El efecto es grande y no es lineal
Comparando el mismo salario de $ 2.000.000 en una sociedad con y sin exoneración, con riesgo clase I:
| Escenario | Costo mensual | Por cada $1 de salario |
|---|---|---|
| Con exoneración | $ 3.060.208 | $1,53 |
| Sin exoneración | $ 3.330.208 | $1,67 |
Son $ 270.000 al mes de diferencia por un solo empleado, $ 3.240.000 al año.
El tramo más barato
El multiplicador no crece de forma uniforme con el salario. Tiene forma de valle:
| Salario | Costo mensual | Factor | Por qué |
|---|---|---|---|
| $ 2.000.000 | $ 3.060.208 | $1,53 | Suma el auxilio de transporte |
| $ 8.000.000 | $ 11.068.427 | $1,38 | Sin auxilio y con exoneración |
| $ 20.000.000 | $ 30.371.067 | $1,52 | Supera 10 SMLMV: pierde la exoneración |
Proporcionalmente, el tramo entre 2 y 10 salarios mínimos es el más eficiente: ya no hay auxilio de transporte y todavía hay exoneración.
Ejemplo paso a paso
Un cargo administrativo con salario de $ 2.000.000, en una sociedad, con los parámetros oficiales de 2026.
Auxiliar administrativo, riesgo clase I, con exoneración
Datos
- Salario
- $ 2.000.000
- Auxilio de transporte
- $ 249.095
- Clase de riesgo
- I (0,522%)
- Exoneración art. 114-1
- Sí aplica
Paso a paso
- Recibe el trabajador2.000.000 + 249.095= $ 2.249.095
- Prestaciones sociales (21,83%)Cesantías + intereses + prima + vacaciones= $ 480.673
- Pensión (12%)2.000.000 × 12%= $ 240.000
- Caja de compensación (4%)2.000.000 × 4%= $ 80.000
- ARL clase I2.000.000 × 0,522%= $ 10.440
- Salud, SENA e ICBFExonerados por el art. 114-1= $ 0
Costo mensual: $ 3.060.208 · Costo anual: $ 36.722.501
El multiplicador es de $1,53 por cada peso de salario. Es la cifra que conviene usar al presupuestar: si tienes $ 3.060.208 disponibles al mes, el salario que puedes ofrecer es de $ 2.000.000, no más.
Bases legales
Normas que determinan cada componente del costo.
Estatuto Tributario, art. 114-1 (Ley 1607 de 2012)
Exoneración de aportes a salud, SENA e ICBF por trabajadores que devenguen menos de 10 SMLMV.
Ley 100 de 1993, arts. 20 y 204
Aportes del empleador: 12% a pensión y 8,5% a salud sobre la base salarial.
Ley 21 de 1982
Aportes parafiscales: 4% a caja de compensación familiar y 2% al SENA.
Ley 89 de 1988
Aporte parafiscal del 3% al ICBF.
Decreto 1072 de 2015
Tarifas de riesgos laborales por clase de riesgo, siempre a cargo del empleador.
CST arts. 186, 249 y 306, y Ley 52 de 1975
Vacaciones, cesantías, prima de servicios e intereses a las cesantías.
Lo que no incluye
Dotación (tres entregas al año para quien gana hasta dos salarios mínimos), exámenes médicos de ingreso y egreso, elementos de protección personal, y el costo de una eventual indemnización. Tampoco los costos indirectos —puesto de trabajo, equipos, licencias de software, formación— que en cargos administrativos suelen añadir otro 10% o 15%.
Preguntas frecuentes
Dudas frecuentes al presupuestar una contratación.
¿Cuánto cuesta realmente un empleado en Colombia?
Entre un 38% y un 67% más que su salario. El rango depende de tres cosas: si la empresa accede a la exoneración de aportes del artículo 114-1, si el trabajador recibe auxilio de transporte y la clase de riesgo de la ARL.
Con los parámetros de 2026 y riesgo clase I, un empleado con salario de $2.000.000 le cuesta a una sociedad $3.060.208 al mes con exoneración, y $3.330.208 sin ella.
¿Qué salario resulta proporcionalmente más barato de contratar?
El tramo entre 2 y 10 salarios mínimos. Por debajo de 2 SMLMV hay que sumar el auxilio de transporte, que encarece la proporción; desde 10 SMLMV se pierde la exoneración de salud, SENA e ICBF y el costo vuelve a subir.
En números de 2026: un salario de $8.000.000 cuesta 1,38 veces su valor, mientras uno de $2.000.000 cuesta 1,53 veces y uno de $20.000.000 vuelve a 1,52.
¿Qué es la exoneración del artículo 114-1?
Libera al empleador de aportar salud (8,5%), SENA (2%) e ICBF (3%) por los trabajadores que devenguen menos de 10 salarios mínimos. La introdujo la Ley 1607 de 2012 para abaratar la contratación formal.
Aplica a sociedades y personas jurídicas, y a personas naturales que empleen a dos o más trabajadores. No aplica por los empleados que ganen 10 salarios mínimos o más: por esos se aporta todo.
¿La caja de compensación también se exonera?
No. El aporte del 4% a la caja de compensación familiar se paga siempre, sin importar el salario del trabajador ni el tipo de empleador. Es el error más común al presupuestar nómina.
¿Por qué aparecen las prestaciones si no las pago todos los meses?
Porque se causan todos los meses aunque se paguen en junio, diciembre y febrero. Contablemente son una provisión: dinero que ya debes aunque todavía no haya salido de la caja.
No provisionarlas es la razón por la que tantas empresas pequeñas sufren en diciembre y en febrero.
¿El auxilio de transporte paga aportes?
No es base de seguridad social ni de parafiscales, pero sí entra en la base de cesantías y prima. Por eso en el desglose aparece sumando al costo pero sin generar aportes.
¿Qué costos no incluye este cálculo?
La dotación (tres entregas al año para quien gana hasta 2 salarios mínimos), los exámenes médicos de ingreso y egreso, la dotación de elementos de protección personal, el costo de una eventual indemnización, y los costos indirectos como puesto de trabajo, equipos, software y formación.
En cargos administrativos esos costos indirectos suelen añadir otro 10% o 15%.
¿Sale más barato contratar por prestación de servicios?
En apariencia sí, porque el contratista asume su seguridad social y no genera prestaciones. Pero si en la práctica hay subordinación, horario y cumplimiento de órdenes, se configura un contrato realidad: un juez puede ordenar pagar retroactivamente todas las prestaciones, los aportes y la indemnización moratoria.
El ahorro aparente se convierte entonces en una contingencia que supera con creces lo ahorrado.
Para entender la decisión
Otras calculadoras
- Calculadora de liquidación laboralCesantías, intereses, prima, vacaciones e indemnización por despido sin justa causa, en un solo cálculo.
- Calculadora de indemnización por despidoDías e importe que corresponden por despido sin justa causa, en contrato indefinido, fijo o por obra.
- Calculadora de cesantías e interesesCesantías del año y el 12% de intereses que deben pagarte antes del 31 de enero.
- Calculadora de prima de serviciosPrima semestral de junio y diciembre, completa o proporcional a los días.