Cuánto le cuesta de verdad un empleado a tu empresa
Presupuestar una contratación por el salario es la forma más común de quedarse corto en diciembre. Esta es la cuenta completa.
Una empresa pequeña decide contratar a alguien por $ 2.000.000 al mes y presupuesta $ 24.000.000 al año. En diciembre descubre que lleva gastados $ 36.722.501. No hubo error contable ni gasto imprevisto: simplemente presupuestó el salario y no el costo.
Las tres capas del costo
Sobre el salario se apilan tres bloques con reglas distintas.
Capa 1: lo que el empleado ve
Salario, comisiones y recargos, y el auxilio de transporte si gana hasta dos salarios mínimos. Es la única capa que aparece en su desprendible, y por eso es la única que suele negociarse.
Capa 2: prestaciones sociales, 21,83%
Cesantías (8,33%), intereses a las cesantías (1%), prima de servicios (8,33%) y vacaciones (4,17%). Las tres primeras se calculan incluyendo el auxilio de transporte; las vacaciones no.
Capa 3: seguridad social y parafiscales
Pensión (12%), salud (8,5%), caja de compensación (4%), ICBF (3%), SENA (2%) y riesgos laborales (del 0,522% al 6,96% según la actividad). Se calculan sobre la base salarial, sin auxilio de transporte.
Por qué provisionar no es opcional
El problema de la segunda capa no es su tamaño, es su calendario. La prima sale en junio y diciembre. Las cesantías se consignan en febrero y los intereses se pagan en enero. Durante nueve meses del año ese dinero está en la cuenta de la empresa sin ser suyo.
Una empresa de diez empleados con salarios de $ 2.000.000 acumula cada mes cerca de $ 4.800.000 en prestaciones causadas. En diciembre tiene que desembolsar de golpe algo más de $ 20.000.000 entre prima y nómina. Si no lo apartó, el «imprevisto» de fin de año llevaba doce meses anunciándose.
La señal de alarma
La exoneración que muchos no aplican
El artículo 114-1 del Estatuto Tributario libera al empleador de aportar salud, SENA e ICBF por los trabajadores que ganen menos de 10 salarios mínimos, hoy $ 17.509.050. Aplica a sociedades y a personas naturales con dos o más empleados.
Lo que cambia en el mismo cargo de $ 2.000.000:
| Escenario | Costo mensual | Costo anual |
|---|---|---|
| Con exoneración | $ 3.060.208 | $ 36.722.501 |
| Sin exoneración | $ 3.330.208 | $ 39.962.501 |
Son $ 3.240.000 al año por un solo empleado. Con diez empleados en ese rango, la diferencia supera los $ 32.400.000 anuales.
Dos advertencias. La primera: la caja de compensación nunca se exonera. Ese 4% se paga siempre, y darlo por exonerado es el error más común al armar un presupuesto de nómina. La segunda: una persona natural con un solo empleado no accede a la exoneración.
El tramo salarial más eficiente
El multiplicador no sube de forma uniforme con el salario. Tiene forma de valle, y el motivo son dos umbrales que operan en sentidos opuestos:
| Salario | Costo mensual | Por cada $1 | Qué lo explica |
|---|---|---|---|
| $ 1.750.905 | $ 2.715.572 | $1,55 | El auxilio pesa mucho sobre un salario bajo |
| $ 2.000.000 | $ 3.060.208 | $1,53 | Todavía hay auxilio de transporte |
| $ 8.000.000 | $ 11.068.427 | $1,38 | Sin auxilio y con exoneración |
| $ 20.000.000 | $ 30.371.067 | $1,52 | Supera 10 SMLMV: pierde la exoneración |
Por debajo de dos salarios mínimos entra el auxilio de transporte, que encarece la proporción. Al llegar a diez se pierde la exoneración y vuelve a subir. En medio queda el tramo donde cada peso de salario cuesta menos.
Esto no significa que convenga pagar sueldos de ese rango a todo el mundo. Significa que, al subir a alguien de nueve a once salarios mínimos, el costo para la empresa crece bastante más que el aumento: hay que contarlo antes de prometerlo.
Cómo presupuestar una contratación
Presupuesto real de un cargo de $ 2.000.000
Datos
- Salario ofrecido
- $ 2.000.000
- Auxilio de transporte
- $ 249.095
- Riesgo
- Clase I
- Exoneración
- Sí aplica
Paso a paso
- Lo que recibe el empleadoSalario + auxilio= $ 2.249.095
- Cargas adicionalesPrestaciones + aportes + parafiscales= $ 811.113
- Costo mensualSuma de lo anterior= $ 3.060.208
- Costo anual3.060.208,44 × 12= $ 36.722.501
Multiplicador: $1,53 por cada peso de salario
Tres reglas prácticas que se derivan de esto:
- Presupuesta con el multiplicador, no con el salario. Si tienes $ 3.000.000 mensuales para un cargo, el salario que puedes ofrecer ronda los $ 1.960.000, no los tres millones.
- Aparta la provisión cada mes. Una cuenta separada con el 21,83% del salario evita el apretón de junio, diciembre y febrero.
- Cuenta la salida, no solo la entrada. Si el contrato termina sin justa causa, la indemnización se suma a la liquidación, y en cargos antiguos no es menor.
Calcula tu caso exacto en la calculadora del costo de un empleado, que aplica la exoneración y la clase de riesgo que corresponda. Y si quieres ver la otra cara, lo que termina recibiendo el trabajador de ese mismo salario, usa la calculadora de salario neto: la diferencia entre lo que cuesta un empleo y lo que llega al bolsillo sorprende a ambos lados de la mesa.